仕事を効率よく進めるための5 TIPS

WORK

自分の仕事だけでなく周りのことも気にかけなければならない立場にある三好真梨子です。
とっても非効率的で不器用な同僚を見ていて改めて仕事のやり方を考えさせられました。
人のふり見て我がふり直せ。
仕事をスムーズに進めるために気を付けているTIPSをまとめてみます。
一部私の資質にかかわる要素のお話も出てくるので、万人に当てはまるわけではないと思いますが、どなたかのお願い役に立てば幸いです。

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仕事の基本は『ほう・れん・そう』

報告

指示された方へ、簡潔に報告すること。
事実と見解は分けて伝えること。
情報は生もの。言いにくいマイナス案件こそ、ことが大きくなりすぎる前に発覚時点で素早く報告。

連絡

関係各所へ連絡を密に取り、情報共有をすること。
伝えたつもりでも、相手に伝わっていなければ、伝わったことにはなりません。
相手に伝わる言い方も考えながら話をすること。

相談

相談内容を事前に完結にまとめておくこと。
相談して終わるのではなく、その後の結果報告やお礼をきちんとすること。

優先順位

日々たくさんある業務の中での優先順位を考えます。
実際に仕事をする自分の中での優先順位。
効率よく仕事を進めるための優先順位を考えています。
仕事を指示した上司やクライアントの優先順位。
自分が効率よく進めるための優先順位も大事ですが、指示した上司やクライアントにとってどれほどの優先順位の物なのかを知ることも重要です。
自分の効率を優先するあまり、依頼者が欲しいタイミングで出来上がっていないのはナンセンス。

先を読む

ストレングスファインダーで1番目が『慎重さ』の私は、この行動を起こしたらその先どうなるのか?という先読みが得意です。
そして、ストレングスファインダーで2番目が『適応性』、3番目が『分析思考』の私は、起こりうる様々なことを思いつくだけ考えます。
それはリスクの回避にもつながると思っています。

視野を広くもつ

1つ1つの業務のピースを独立したものではなく、どこかで繋がるのではないかと考えるようにしています。
ストレングスファインダーの4番目が『着想』の私には、比較的得意なことです。
独立したものとして考えるよりも、どこかで繋げることによって、同時進行で来てはかどる場合があります。

事前準備

会議やプレゼンの時に準備しておかなければならないもの、調べておかなければならないことを事前に洗い出し、準備をする。
印刷して全員に配布するものと、自分の手元資料として用意するもの。
備えあれば憂いなし。
事前準備がその後を左右します。

まとめ

私が日頃、業務を効率よく進めるために気を付けていることをまとめてみました。
結果、ストレングファインダーのTOP5の資質は、仕事をするうえで培われてきたのではないか?と思いました。
というのも、今でこそストレングスファインダーでこんな結果が出ていますが・・・
前職の店長に言われたのが『先を読むことの大切さ』だったのです。
しかも、言われた当時は毎日がルーティーンワークだったのであまりその言葉を理解できていませんでした。
その言葉を理解して実感できたのが、今の仕事に転職してからのことです。
資質も環境によって変化するのではないかと思います。
まずは、自分一人で抱え込もうとせずに、ほうれんそうをしっかりすれば周りのみんなが助けてくれることを忘れないでください。

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